MÓDULO CATÁLOGO.
Permite seleccionar el campo sobre el que realizamos la búsqueda, simplemente marcando el campo correspondiente en cualquiera de los registros.
La información sobre los fondos propios de la Biblioteca se estructura en dos bases de datos: registros bibliográficos y ejemplares, para evitar toda redundancia innecesaria.
La base de datos de registros reúne la descripción bibliográfica del objeto. Contiene, por tanto, la información común a todos los ejemplares idénticos.
La base de ejemplares contiene información específica de cada ejemplar concreto.
· Nuevo…: Da acceso a catalogar un nuevo ejemplar, apareciendo en primer lugar el cuadro de diálogo “Consulta avanzada” que realiza la búsqueda tanto en el “Catálogo” como en el/los “Depósito/s”.
· Detalles: Sirve para modificar la ficha que se encuentra seleccionada y, por tanto, creada.
· Eliminar: Sólo puede ser utilizada por el Administrador y sirve para eliminar definitivamente un ejemplar del “Catálogo”.
· Actualizar: Desempeña la función (especialmente en red) de hacer que aparezcan los elementos del “Catálogo” después de que hayan podido ser añadido, modificados, eliminados, prestados o devueltos ejemplares desde el mismo o desde otro puesto informático con acceso al programa.
· Lecturas: Botón informativo. Aparece una tabla referida al ejemplar que está seleccionado en la que aparece el tipo de lector, curso, apellidos y nombre, junto con la fecha en que se ha prestado el ejemplar y el total de lecturas realizadas. Este botón es accesible por el Administrador y el Bibliotecario.
CATALOGACIÓN.
La incorporación de fondos al catálogo sigue el mismo método que las versiones anteriores.
· Primer paso: Consultar los depósitos activados por si se localiza el registro bibliográfico ya elaborado. A partir de criterios de búsqueda sencillos se determina la existencia o ausencia del registro.
· Segundo paso: Si existe se aprovecha, quedando únicamente por consignar los datos del ejemplar (de esta manera se agiliza y facilita el trabajo rutinario y tedioso de elaborar el registro bibliográfico). Aparece un cuadro de diálogo que nos permite añadir un nuevo fondo o un nuevo ejemplar a un fondo ya existente.
Además, se optimiza el funcionamiento de la aplicación y la integridad de los datos, al no duplicar fondos idénticos, añadiendo simplemente ejemplares a los ya existentes.
El módulo Catálogo da acceso a todos los procesos relacionados. Desde aquí se realizan todas las tareas de mantenimiento del catálogo de la biblioteca: acceso a toda la información de los fondos y ejemplares, realizar consultas e informes, imprimir listados, etiquetas de códigos de barra para los ejemplares, tejuelos, etc.
1 Consulta del Catálogo en línea (OPAC).
Es el instrumento que nos permite consultar los fondos de la colección para localizar documentos. Se utiliza para:
• Localizar los fondos que cumplen unas determinadas condiciones, seleccionar y, posteriormente, consultar.
• Localizar registros bibliográficos, bien en el Depósito, bien en el Catálogo, en el momento de catalogar un ejemplar.
a- Consulta simple.
Aparte del “Tipo de documento” sólo se puede utilizar un bloque para establecer los criterios de búsqueda. No es sensible a los símbolos diacríticos. Las palabras no significativas no son términos válidos de búsqueda. El orden de los términos es indiferente.
b- Consulta avanzada.
Sirve para buscar o crear un nuevo ejemplar. Permite establecer criterios de búsqueda más precisos. Incluye más campos y la posibilidad de utilizar operadores boleanos o lógicos (Y - O - NO). Una vez recuperado el resultado de la consulta, se nos muestra en pantalla el número total de documentos recuperados y una breve información sobre ellos. Si hacemos “clic” sobre “Aplicar filtro”, en la pantalla del Catálogo sólo aparecerán los documentos seleccionados, para poder analizarlos más en detalle. Para volver a la situación inicial basta pulsar “ Quitar filtro ”.
2 Consulta del registro bibliográfico y ejemplares.
Se accede desde el Menú Catálogo > Consulta simple o Consulta avanzada.
3 Descriptores de materia y la CDU.
El registro bibliográfico se compone básicamente de dos elementos:
• Una descripción del documento (título, autor, año de publicación, lugar, número de páginas, etc.).
• Una descripción del contenido del documento, es decir una explicación de las materias o temas que son tratados en el documento.
Para ello se utilizan los “descriptores de materia” y el sistema CDU que asigna una clave numérica a cada parcela del saber. Las entradas de CDU se pueden dar de alta, eliminar o modificar desde el Menú Auxiliares > opción “CDU”.
4 Imprimir libro de registro y listado ejemplares.
Esta opción nos sitúa en un cuadro de diálogo al que no afecta el hecho de que hayamos aplicado un filtro y nos permite imprimir todo el libro. Podemos imprimir a partir del número de registro que seleccionemos; a partir de una fecha; un intervalo. Se imprimirá con las condiciones que hayamos marcado con una presentación preliminar. Nos permite realizar un listado de todos los fondos por ejemplares, o bien podemos imprimir ejemplares sueltos, señalando los números de registro separados por coma (6,9,15, ...), o bien seleccionar un rango entre dos números de registro.
En esta opción es posible presentar los ejemplares ordenados por el número de registro, por el número de ejemplar, por la fecha de alta, por los títulos, por los autores o por las editoriales.
5 Imprimir tejuelos y códigos de barras.
El último proceso de catalogación es imprimir el tejuelo y el código de barras. Se nos dan tres tipos de etiquetas ya creadas, que podemos modificar o eliminar. Para crear o personalizar un nuevo modelo de etiqueta se pulsa “Nueva” en el área “Tipo de etiqueta” y habrá que definir en milímetros las distancias en los respectivos controles para crear o modificar dicho formato.
6 Informe.
Para obtener un listado con los registros bibliográficos de la rejilla de datos, está habilitada en el Menú Catálogo la opción “Informe”. Por medio de ella se inicia un asistente que guía todo el proceso hasta obtener el listado.
