ENTREGA Nº 2

En esta entrega del curso de Abies mostraremos las posibilidades que nos ofrecen algunos de los elementos disponibles en el “menú archivo”.

Barra Menús: Archivo-Ir a-Herramientas-Ayuda
Menú Archivo:
Copia de seguridad.

Principal motivo: prevenir la pérdida de información como consecuencia de un problema en el sistema informático.

La información tiene un valor elevado (gran inversión de tiempo y de recursos). La medida más efectiva es realizar copias de seguridad periódicamente, a ser posible a diario.

En Abies 1 la copia de seguridad se encontraba en el Menú Herramientas.
Las copias de seguridad de versiones anteriores no son compatibles con Abies 2. Tras realizar el trasvase de datos se deben realizar nuevas copias de seguridad con la versión actual.

No debemos realizar la copia en ningún caso en la misma unidad en que tenemos la base de datos. Si la copia de seguridad se hace en la unidad “A” (disco de 3 1/2), si hace falta se dividirá en tantos disquetes como sean necesarios, pidiéndonos la inserción de uno nuevo cuando el anterior esté lleno. Es recomendable tener activadas las opciones que aparecen en el gráfico. Se pueden modificar tanto en este cuadro de diálogo como en el Menú Herramientas > Opciones > Copia de seguridad.

Advertencia: Si tenemos creado nuestro depósito individual (Deposito.mdb) y ya hemos ido incluyendo los datos desde otros archivos, aunque no sea lo fundamental del programa, este depósito nos puede ser de gran utilidad. Abies 2 no nos hace referencia a realizar la copia de seguridad del mismo. Por lo tanto, de esta base de datos deberemos hacer la copia de seguridad nosotros mismos sin la ayuda del programa, con aplicaciones externas (por ejemplo, mediante el Sistema Operativo o mediante Winzip), o copiar directamente en otra unidad el archivo “Deposito.mdb”, si es que cabe en la unidad correspondiente.

Parámetros Copia de seguridad.
Menú Herramientas > Opciones > Copia de seguridad.

Debe ser un hábito en el trabajo cotidiano de la biblioteca. Para ello se debe establecer desde el primer momento las pautas de actuación. Las copias de seguridad en el mismo disco duro no son fiables al 100%. Es conveniente utilizar otros dispositivos (disquetes, unidades zip, discos duros añadidos, CR-ROM o recursos accesibles mediante red de área local).

A título de sugerencia, es buena práctica disponer de cinco juegos de disquetes (normalmente todo el catálogo puede grabarse en dos), uno para cada día de la semana. Las copias de seguridad deben conservarse en lugar seguro. La copia de seguridad se efectúa al cerrar la aplicación si está configurado para ello, o bien desde el Menú Archivo > Copia de seguridad.

Recuperar copia de seguridad.

La operación contraria a la copia de seguridad es la restauración. Restaurar una copia de seguridad se efectúa desde el Menú Archivo > Recuperar copia de seguridad. Aparece el siguiente cuadro de diálogo, en el que debemos indicar el lugar en el que se encuentra dicha copia.

Nos informa del lugar de la última ubicación y fecha en que se realizó la última copia y si ésta se encuentra o no en el lugar especificado.

A continuación, pulsaremos el botón “Recuperar” (que permanecerá inactivo si no se encuentra la copia) y una vez terminada la copia pulsaremos el botón “Cerrar”. Al restaurar los datos de una copia de seguridad reemplazamos todos los datos actuales por los contenidos en el fichero de la copia de seguridad. Antes de proceder a la restauración debemos estar seguros de que no queda otra alternativa.

Importante: ¿Qué ocurre si tenemos que reinstalar el programa Abies 2 completo?. Una vez haya finalizado dicha reinstalación abriremos la copia de seguridad con un programa descompresor (Winzip, que se puede obtener en http://www.winzip.com), extraeremos el archivo de la ubicación correspondiente (c:\\Archivos de programa\Abies2\Datos) y nos dirá que ya existe un fichero con ese nombre y si lo queremos sobreescribir diremos que “Sí” y tendremos en condiciones de funcionamiento otra vez Abies 2.

Compactar y reparar.

Para asegurar un rendimiento óptimo, es necesario compactar la base de datos del catálogo de Abies con frecuencia.

La compactación y reparación se hace en un único proceso. Una de las ventajas más inmediatas es la reducción del espacio en disco ocupado por el archivo de datos. Permite restablecer las relaciones existentes entre las tablas de la base de datos, que pueden verse alteradas por el aumento de información acumulada.

No es posible realizar otras operaciones con Abies simultáneamente. Se requiere acceso exclusivo a la base de datos para realizar esta tarea, por lo que no podrá ejecutarla si el catálogo está siendo accedido desde otros puestos.

Generar inversos

Los inversos o índice son los términos significativos por los que podremos realizar potentes consultas sobre el catálogo.

Se trata de una tarea delicada en la que se recorre el catálogo extrayendo los términos significativos e incluyéndolos en una tabla sobre la cual se harán las consultas.

Es conveniente que no se realicen otras operaciones con el ordenador mientras se ejecuta este proceso.

No es necesario que ejecute esta opción si los inversos están actualizados (ver barra de estado del programa).

Se puede acceder al asistente de generación haciendo “clic” directamente sobre este mensaje informativo de la barra de estado.

Los inversos pueden dejar de estar actualizados tras modificaciones en las tablas Auxiliares o por integrar lotes que afectan a los datos de los fondos.

Por todo ello, es conveniente que los inversos estén actualizados y las tablas compactadas.